Darf man das BtM-Lieferscheindoppel vernichten?
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Wir haben eine allgemeine Frage zur Abwicklung bei BtM-Bestellungen über den Großhandel.
Dürfen wir die Lieferscheindoppel wirklich vernichten oder müssen wir diese ebenso archivieren wie die Lieferscheine und BtM-Rezept-Durchschläge?
Antwort
Ist bei der Lieferung alles in Ordnung, dann wird der Lieferscheindoppel nach Erhalt der Empfangsbestätigung vernichtet und die Abgabemeldung an das BfArM geschickt (nach § 3 der BtMBinHV):
3 BtMBinHV (Betäubungsmittel-Binnenhandelsverordnung)
(1) Die Empfangsbestätigung und der Lieferschein sind dem Erwerber zusammen mit den Betäubungsmitteln als Schriftstücke oder elektronische Dokumente zu übersenden.
(2) Zur Meldung der Abgabe nach § 12 Abs. 2 des Betäubungsmittelgesetzes ist dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte die Abgabemeldung binnen einer Woche nach der Abgabe zu übersenden.
(3) Das Lieferscheindoppel ist vorbehaltlich der Vorschrift des § 4 Abs. 2 bis zum Eingang der Empfangsbestätigung aufzubewahren.
4 BtMBinHV
(1) Der Erwerber hat
- die Angaben auf den ihm zugegangenen Teilen des Abgabebelegs (Empfangsbestätigung und Lieferschein) zu prüfen,
- gegebenenfalls von ihm festgestellte Abweichungen auf diesen schriftlich oder elektronisch in erkennbarer Weise und so zu vermerken, dass die Angaben des Abgebenden als solche nicht verändert werden,
- diese Teile schriftlich oder elektronisch mit dem Empfangsdatum zu versehen und eigenhändig mit Kugelschreiber zu unterschreiben oder mit seiner elektronischen Signatur zu versehen und
- die Empfangsbestätigung spätestens an dem auf den Empfang der Betäubungsmittel folgenden Werktag dem Abgebenden zurückzusenden.
(2) Der Abgebende hat im Falle des Absatzes 1 Nr. 2
- auf dem Lieferscheindoppel schriftlich oder elektronisch
a) das Empfangsdatum der Empfangsbestätigung und
b) die von dem Erwerber nach Absatz 1 Nr. 2 vermerkten Abweichungen als solche erkennbar einzutragen und sich zu ihrer Richtigkeit zu erklären und sodann - das Lieferscheindoppel dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte binnen einer Woche nach dem Empfang der Empfangsbestätigung zu übersenden.
5 BtMBinHV
Die Empfangsbestätigungen oder bis zu deren Eingang die Lieferscheindoppel sind vom Abgebenden nach Abgabedaten, die Lieferscheine vom Erwerber nach Erwerbsdaten geordnet drei Jahre gesondert aufzubewahren und auf Verlangen der nach § 19 Abs. 1 des Betäubungsmittelgesetzes zuständigen Behörde einzusenden, Beauftragten dieser Behörde vorzulegen oder ihnen im Falle einer elektronischen Aufbewahrung zugänglich zu machen. Die Frist beginnt für den Abgebenden mit dem Abgabedatum, für den Erwerber mit dem Datum des Empfangs der Betäubungsmittel.
Falls Abweichungen festgestellt wurden, vermerkt der Empfänger diese auf der Empfangsbestätigung und seinem Lieferschein(-doppel). In diesem Fall darf das Lieferscheindoppel natürlich nicht vernichtet werden, sondern wird dem BfArM zugesandt. Die in der Apotheke verbleibenden Unterlagen müssen drei Jahre ab Empfang des BtMs aufbewahrt werden.
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Anmerkung
Die Beantwortung der Fragen erfolgt im Rahmen kollegialer Hilfe.
Trotz größter Sorgfalt können wir aufgrund der teils komplizierten Sachverhalte keine Haftung übernehmen.
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